蕭山區(qū)二級單位檔案工作長效機制探索與思考
更新時間： 2026-04-16 16:36 內(nèi)容來源：
二級單位檔案是各職能單位履行職責過程產(chǎn)生的真實記錄，其中不乏和人民群眾息息相關的民生檔案，是國家檔案資源體系的重要組成部分，按照國家有關法律法規(guī)規(guī)定，應當進行歸檔。目前，我區(qū)部分二級單位對檔案工作不夠重視，管理不夠到位，主管單位又疏于管理，問題比較突出，亟待改進完善。
一、二級單位檔案管理基本情況及主要問題
區(qū)檔案部門對全區(qū)二級單位檔案管理情況進行了摸底調(diào)查，共收到39家區(qū)直單位報送的140家二級單位的檔案管理情況，收集116家獨立管理檔案的二級單位的室藏檔案數(shù)據(jù)，并對環(huán)投集團、區(qū)人社局、區(qū)民政局等15家單位所屬的28家二級單位開展實地走訪調(diào)研，收集問題73條。
（一）主管單位方面
部分單位如區(qū)教育局、區(qū)衛(wèi)生健康局等單位能夠高度重視所屬單位檔案工作開展情況將其納入考核、日常督導等內(nèi)容，但多數(shù)單位對所屬單位檔案工作疏于管理，或重視程度不夠，未根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)有關規(guī)定履行對所屬單位的監(jiān)督指導職責，沒有對所屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進行審批。部分主管單位和所屬單位之間歸檔職責未明確，一些獨立辦公的二級單位填報檔案由主管單位統(tǒng)一管理，但相應主管單位的室藏檔案中沒有直接體現(xiàn)。
（二）二級單位方面
一是檔案工作責任制落實不夠到位。1.檔案職責分工不夠明確。大多數(shù)單位未按照《中華人民共和國檔案法實施條例》第十八條的規(guī)定明確單位主要負責人為檔案完整與安全第一責任人，部分單位對檔案崗位的職責和權責劃分不明確，或雖然明確但落實不夠到位。2.制度不夠完備。多數(shù)二級單位文件材料歸檔范圍和保管期限表未按規(guī)定報主管單位審批，檔案相關制度不夠完善。3.檔案工作人員業(yè)務能力欠缺。大多數(shù)二級單位檔案員以兼職為主，未經(jīng)過系統(tǒng)培訓，檔案專業(yè)知識欠缺，業(yè)務能力不足。
二是檔案設施設備配備不夠齊全。1.檔案庫房面積不足。全區(qū)二級單位室藏檔案量達196.8萬卷、261.4萬件，根據(jù)《機關檔案管理規(guī)定》第十五條，所需庫房面積約為13000平方米，現(xiàn)有庫房面積約4500㎡，難以完全滿足檔案保管需要，一些單位已因庫房面積有限將檔案寄存在外包服務公司，一些單位存在脹庫風險。2.檔案庫房選址有隱患。有的單位檔案庫房和辦公區(qū)不在同一地址，有的單位沒有專用檔案庫房，檔案和其他雜物混放，有的單位檔案庫房選址毗鄰水房、配電房等，存在安全隱患。3.檔案設備不齊全。有的單位檔案庫房中未配備安防、消防設備，或有關設備不符合標準要求，或設備不能正常使用，庫房溫濕度不符合標準規(guī)范，甚至存在個別檔案霉變、受潮等情況。
三是檔案業(yè)務建設不夠規(guī)范。1.檔案收集不齊全。多數(shù)單位沒有實現(xiàn)文書、科技、專業(yè)、聲像、實物等各門類檔案的集中統(tǒng)一管理，個別單位已歸檔內(nèi)容明顯偏少。2.檔案整理不夠規(guī)范。部分單位檔案未經(jīng)系統(tǒng)整理，部分單位檔案門類設置、檔案整理、目錄格式等不完全符合標準規(guī)范，多數(shù)單位未編制全宗卷。3.檔案服務外包不夠規(guī)范。有的單位檔案服務外包中未簽訂保密協(xié)議，檔案加工場所未按要求安裝監(jiān)控設備，檔案出入庫記錄不完整。
四是檔案信息化建設工作滯后。在被調(diào)查的二級單位中，多數(shù)單位未建立完整的電子目錄，其中已經(jīng)開展檔案數(shù)字化掃描的只有60家，不到全部單位的半數(shù)，且掃描不完整，有數(shù)字檔案系統(tǒng)的只有26家，檔案信息化工作無法適應新形勢要求。
二、二級單位檔案工作提升思考和下一步工作打算
針對二級單位檔案管理中存在的突出問題，下一步，我區(qū)可從以下角度提升完善。
（一）壓實檔案工作責任制，筑牢二級單位檔案管理之魂
一方面，貫徹落實《中華人民共和國檔案法》第九條的規(guī)定，督促機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織履行對所屬單位的檔案工作的監(jiān)督和指導職責，區(qū)檔案部門開展執(zhí)法檢查中，會根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定將各單位對所屬單位的監(jiān)督指導情況作為一項重要內(nèi)容進行檢查。一方面，推動二級單位落實檔案工作責任制，建立健全檔案管理機制，貫徹落實檔案法律法規(guī)，推動全區(qū)二級單位檔案工作走向規(guī)范完善。以法律為基石，以執(zhí)法監(jiān)督為抓手，切實推動完善檔案部門、主管單位、二級單位三級管理模式，建立起有效運轉的全區(qū)檔案工作運行機制。
（二）謀劃蕭山城市檔案中心，守好二級單位檔案保管之鑰
針對我區(qū)檔案基數(shù)大、庫房緊張，有不少單位將檔案寄存在檔案服務企業(yè)的實際情況，探索謀劃建設蕭山城市檔案中心，新建或利用現(xiàn)有場地，改造成為符合國家標準規(guī)范的集中保管檔案場所，以實現(xiàn)全區(qū)重要檔案資源集中存放和安全保管。針對自行保管的單位，明確安全要求，強化制度保障，對不符合要求的大力推進整改提升，全面提升全區(qū)檔案保管條件。
（三）以“三合一”制度落實為重點，夯實二級單位檔案完整規(guī)范之基
當前二級單位普遍存在檔案門類不完整、收集不齊全的問題，檔案分類方案與文件材料歸檔范圍、檔案保管期限“三合一”制度將是有效解決此問題的破局之道。檔案“三合一”制度根據(jù)檔案有關標準規(guī)范，充分對照各單位已有檔案內(nèi)容，在“三定方案”基礎上進行調(diào)整完善，確保主要檔案門類不缺、關鍵材料歸檔范圍不漏、保管期限無大的偏差，是各單位確保檔案完整齊全的核心制度。
（四）以檔案信息化推進為抓手，打造二級單位檔案檔案提升之階
檔案信息化建設是社會信息化建設的客觀要求，是檔案事業(yè)現(xiàn)代化的必由之路，是提高檔案服務利用水平的必然選擇。二級單位檔案信息化工作是全區(qū)檔案信息化工作的重要組成部分，深入推進二級單位檔案信息化建設，就是補足全區(qū)檔案信息化工作的缺環(huán)，實現(xiàn)全區(qū)整體檔案工作的提升。我區(qū)后續(xù)將根據(jù)國家檔案局《推進機關數(shù)字檔案室建設實施辦法（試行）》有關要求，有效推動二級單位開展數(shù)字檔案室建設。
